Allgemeine Geschäftsbedingungen für die GesUndSicher 2020
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Geschäftsbeziehungen zwischen der Applied Security GmbH – im Folgenden Veranstalter – und dem Teilnehmer bzw. Sponsor im Rahmen der Tagung GesUndSicher 2020, die am 04. und 05. März 2020 im RheinauArtOffice in Köln stattfindet.
2. Vertragsschluss
Die Leistungsbeschreibung für Teilnehmer und Sponsoren stellt eine unverbindliche Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar. Buchbar sind nur die bezeichneten Leistungen oder Leistungspakete. Einzelleistungen sind nicht buchbar. Ihr Angebot kann schriftlich, per Fax oder per E-Mail erfolgen. Mit Buchung erkennt der Teilnehmer/Sponsor alle Teilnahmebedingungen verbindlich an und steht dafür ein, dass diese auch von Erfüllungsgehilfen eingehalten werden
Mit der Teilnahmebestätigung durch den Veranstalter kommt erst ein Vertrag zwischen Teilnehmer/Sponsor und Veranstalter zustande. Der Veranstalter behält sich vor, mit einzelnen Teilnehmern/Sponsoren kein Vertragsverhältnis einzugehen.
3. Vertragsgegenstand
Gegenstand des Vertrages als Sponsor ergibt sich aus den Sponsoring Paketen XL, L und M.
Gegenstand des Vertrages als Teilnehmer ist Teilnahme an den Vorträgen, Workshops, Demopoints, Verpflegung sowie Abendveranstaltung.
4. Stand- und Raumzuteilung
Die Standzuteilung erfolgt unter Berücksichtigung des vorrangigen Platzierungsrechts der Sponsoren, der zur Verfügung stehenden Ausstellungsflächen, technischer Anforderungen und konzeptioneller Belange des Veranstalters. Der Sponsor hat keinen Anspruch auf Zuteilung einer bestimmten Standfläche. Darüber hinaus garantiert der Veranstalter nicht für den Erfolg der Ausstellung, d. h. für Besucherzahlen und Kontakten zu Kongressteilnehmern.
Der Eingang der Standanmeldung ist für die Vergabe der Standflächen/Räume nicht maßgebend.
Die Lage der Ausstellungsfläche und die Besetzung der angrenzenden Stände können von dem Veranstalter auch nach Versand der Standzuteilung geändert werden. Diese Änderungen begründen keine Minderungsansprüche. Eine Kündigung/Stornierung ist nur nach Maßgabe der Ziffer 8 möglich. Die Aushändigung der Anmeldeunterlagen begründet keinen Anspruch auf eine spätere Zulassung zur Veranstaltung.
Die Untervermietung an Unteraussteller ist nur mit vorheriger Zustimmung des Veranstalters zulässig.
5. Zahlungsbedingungen, Zurückbehaltungsrecht
Nach Erhalt der Teilnahmebestätigung/ Anmeldebestätigung werden Teilnahmegebühr/ Sponsorengebühr in Rechnung gestellt und sind innerhalb der Zahlungsfrist von 14 Tagen ohne Skontoabzug zu begleichen. Im Verzugsfall werden Verzugszinsen in Höhe von 8 % p.a. über Basiszinssatz berechnet. Ein Anspruch auf die Eintrittskarten und die Sponsoring Pakete besteht erst nach vollständiger Zahlung der Rechnungen. Der Nachweis der Zahlung ist vom Teilnehmer/Sponsor zu erbringen.
Aufrechnungs- oder Zurückhaltungsrechte stehen dem Teilnehmer/Sponsor nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt sind oder von den Veranstaltern anerkannt worden. Ein Zurückhaltungsrecht besteht ferner nur, wenn der geltend gemachte Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis wie der Anspruch des Veranstalters beruht.
6. Gewerblicher Rechtschutz
Sponsoren dürfen gewerbliche Schutzrechte des Veranstalters sowie der beiden anderen Teilnehmer des Gemeinschaftsprojekts GesUndSicher 2020 sowie ihrer jeweils verbundenen Unternehmen, insbesondere die Marke Gesundsicher, und anderer Dritter sowie Wettbewerbsrecht durch ihre geschäftlichen Handlungen während der Veranstaltung nicht verletzen.
Sponsoren haben die Veranstalter freizustellen, wenn sie wegen Verletzung gewerblicher Schutzrechte, Urheberrechte oder Wettbewerbsrechts durch Handlungen des Sponsors anlässlich der Veranstaltung oder des Sponsorings mit in Anspruch genommen wird.
Für die zur Verfügung gestellten Inhalte (Bild und Text), Werbematerialien, Flyer, etc. ist der Sponsor verantwortlich und stellt den Veranstalter von etwaigen Ansprüchen Dritter sofort frei (inklusive notwendiger Rechtsverteidigungskosten) und kommt für alle Schäden, die aus der Verletzung erwachsen, auf. Der Sponsor verpflichtet sich, den Veranstalter bestmöglich mit Informationen und Unterlagen bei der Rechtsverteidigung gegen Dritte zu unterstützen. Der Sponsor übernimmt die Gewähr dafür, dass durch die von ihm beauftragte und nach den von ihm vorgegebenen Angaben und Unterlagen ausgeführten Werbemaßnahmen keine Schutzrechte Dritter verletzt werden. Der Veranstalter behält sich vor, vom Sponsor gelieferte Inhalte wegen ihres Inhalts, der Herkunft oder technischen Form nach einheitlichen, sachlich gerechtfertigten Grundsätzen des Veranstalters abzulehnen, wenn deren Inhalt nach pflichtgemäßem Ermessen gegen Rechte Dritter, Gesetze behördliche Bestimmungen oder die guten Sitten verstößt oder deren Veröffentlichung für den Veranstalter unzumutbar ist, ohne zur Prüfung verpflichtet zu sein.
Soweit der Sponsor Texte zur redaktionellen Verwendung bereitstellt, behält sich der Veranstalter vor, diese unter Berücksichtigung der Interessen des Sponsors zu ändern, sofern dies für die jeweilige Veröffentlichung notwendig erscheint.
7. Druckunterlagen und Daten
Der Sponsor ist verpflichtet, dem Veranstalter, dem vereinbarten Format und den vereinbarten technischen Vorgaben entsprechende Daten rechtzeitig auf elektronischem Wege zur Verfügung zu stellen. Der Termin für die Zusendung der Druckunterlagen bzw. sonstiger Daten ist der 27.02.2020 und ist den jeweiligen Auftragsbestätigungen und Teilnehmer und Sponsoren Formularen zu entnehmen.
8. Stornierung/Kündigung
Nach Vertragsschluss kann der Teilnehmer/Sponsor nur schriftlich und gegen Zahlung einer Stornierungsgebühr stornieren/kündigen. Die Stornogebühr beträgt bei Stornierung
• bis 90 Tage vor Beginn der Veranstaltung 25 % des Rechnungsbetrages,
• bis 30 Tage vor Beginn der Veranstaltung 50 % des Rechnungsbetrages,
• bis 10 Tage vor Beginn der Veranstaltung 75 % des Rechnungsbetrages,
• ab 9 Tage vor Beginn der Veranstaltung 100 % des Rechnungsbetrages.
Auf die teilweise Stornierung findet die Regelung sinngemäß Anwendung.
9. Ausstellungsflächen, Standgrenzen
Die gemietete Standfläche wird vor Aufbaubeginn von dem Veranstalter gekennzeichnet. Ein Überschreiten der Standgrenzen ist im Interesse der anderen Sponsoren, der Sicherheit und der Gewährleistung der Verkehrswege nicht zulässig. Geringfügige Abweichungen zur Standflächenbuchung (bis 5 %) begründen keinen Minderungsanspruch oder eine Nachberechnung. Ein vorheriges Besichtigen und Ausmessen der Standfläche wird empfohlen. Pfeiler und andere Einschränkungen der Nutzbarkeit gehören zur gemieteten Fläche und begründen keine Minderungsansprüche. Reklamationen sind dem Veranstalter unverzüglich mitzuteilen.
10. Standaufbau/-abbau
Für den Standaufbau hat jeder Sponsor selbst Sorge zu tragen. Für alle Standaufbauten sind zusätzlich die Vorgaben des RheinauArtOffice bindend. Bauliche Veränderungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Nach der Veranstaltung hat der Sponsor den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen.
Die Ausstellungstische sowie Stromanschlüsse werden gestellt. Weitere Ausstellungseinrichtungen sind von den Ausstellern selbst mitzubringen und aufzubauen. Bitte beachten Sie hierzu unbedingt die verbindlichen Auf- und Abbauzeiten:
Aufbau: Mittwoch, 04. März 2020 von 18:30 bis 24.00 Uhr und Donnerstag, 05. März 2020 ab 09:00 Uhr
Abbau: Donnerstag, 05. März 2020 ab 16:30 Uhr
Verlängerte Auf- und Abbauzeiten müssen von dem Veranstalter vorher genehmigt werden. Sollte der Abbau nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit abgeschlossen sein, wird das zurückgebliebene Standmaterial kostenpflichtig vernichtet. Um die Sicherheit der Gäste der Veranstaltung zu gewährleisten, ist ein Abbau vor Kongressende nicht möglich.
11. Standbetrieb
Während der Öffnungszeiten der Veranstaltung ist der Stand für Besucher zugänglich zu halten und dafür Sorge zu tragen, dass von ihm keine Gefahr ausgeht. Bitte beachten Sie hierzu die verbindlichen Öffnungszeiten:
Öffnungszeiten: Mittwoch, 04. März 2020 von 11:00 bis 17:00 Uhr (Abendveranstaltung bis ca. 24:00 Uhr) Donnerstag, 05. März 2020 von 09:00 bis 16:30 Uhr
12. Standmaterial
Es ist Vorsorge zu treffen, dass der Fußbodenbelag am Veranstaltungsort nicht beschädigt wird. Es gelten insoweit auch die Vorgaben des RheinauArtOffice. An Wänden, Säulen, Decken usw. dürfen Standwände, Plakate, Schilder o. Ä. nicht mit Nägeln, Schrauben, Klebeband oder Klebstoff befestigt werden. Die Benutzung von Klebeband ist allgemein nur nach Absprache erlaubt und muss rückstandslos beseitigt werden. Für eventuelle Schäden haftet der Sponsor. Die Standplätze sind nach der Ausstellung in einwandfreiem und besenreinem Zustand zu hinterlassen. Für alle angerichteten Schäden haftet der Sponsor unbeschadet einer Haftung des Frachtführers unmittelbar.
13. Stromnetz und Tragfähigkeit
Zum Schutz vor Überbelastungen des Stromnetzes, hat sich der Sponsor über die zulässige Belastbarkeit zu informieren. Gleiches gilt für die Aufstellung schwergewichtiger Gegenstände.
14. Sicherheitsvorschriften
Alle geltenden Vorschriften müssen beachtet werden (z. B. BGV, DIN, SoBeVo). Sämtliche Feuermelder, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprechverteiler müssen frei zugänglich bleiben. Während der Ausstellung und des Auf- und Abbaus ist auf die Einhaltung aller polizeilichen und sonstigen behördlichen Vorschriften zu achten. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Abänderungen offensichtlich unzureichender Standaufbauten oder die Entfernung solcher Stände, die sich als ungeeignet, belästigend oder gefährdend erweisen, zu verlangen.
Alle Standbauteile/Materialien müssen schwer entflammbar (B1 nach DIN 4102) sein.
Im gesamten Gebäude des RheinauArtOffice herrschen Rauch- und Feuerverbot. Dies gilt auch für elektronische Zigaretten und alle vergleichbaren Utensilien mit gleichem Wirkungsprinzip. Es gibt jedoch ausgewiesen Raucherbereiche.
15. Programmgestaltung
Die Auswahl von Themen und Titeln der Programmbeiträge geschieht stets in Abstimmung mit dem Veranstalter. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, vorgeschlagene Titel für Veröffentlichungen zu kürzen oder zu ändern. Die redaktionelle Endkontrolle liegt bei dem Veranstalter.
16. Gewährleistung und Haftung
Der Sponsor/Teilnehmer ist verpflichtet, die Leistungen des Veranstalters unverzüglich zu prüfen und Mängel unverzüglich zu rügen. Erkennt der Sponsor bei Übergabe der Standfläche und Stand-Ausstattung Mängel, die Gebrauchstauglichkeit wesentlich herabsetzen, bei oder nach Übergabe, so hat er dieser binnen einer Stunde dem von dem Veranstalter zu benennenden Verantwortlichen zu rügen. Zeigt sich trotz sorgfältiger Prüfung ein Mangel erst später, so ist dieser unverzüglich nach Kenntniserlangung zu rügen. In jedem Fall müssen Mängelrügen spätestens sieben Tage nach Beendigung der Veranstaltung des Veranstalters zugegangen sein.
Sofern eine Mängelrüge berechtigt ist, leistet der Veranstalter nach ihrer Wahl Ersatz oder beseitigt den Mangel. Soweit die Mangelbeseitigung fehlschlägt, kann der Sponsor/Teilnehmer vom Vertrag zurücktreten oder die Gebühr mindern. Die Mangelbeseitigung gilt nach dem erfolglosen zweiten Versuch als fehlgeschlagen, wenn sich nicht insbesondere aus der Art der Sache oder des Mangels oder den sonstigen Umständen etwas anderes ergibt.
Daneben kann der Sponsor/Teilnehmer Schadenersatz statt der Leistung oder Ersatz der vergeblichen Aufwendungen nur dann verlangen, wenn der Veranstalter oder seinen Erfüllungsgehilfen Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last fällt. Diese Einschränkung gilt nicht, soweit wegen Verletzung einer für die Erreichung des gesamten Vertragszwecks entscheidenden Verpflichtung gesetzlich zwingend gehaftet wird oder es um eine Haftung wegen einer Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit geht.
Die Haftung des Veranstalters ist der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden, soweit es nicht um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Schadensverursachung oder um eine Haftung wegen Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit geht.
Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Der Veranstalter trägt die zum Zweck der Nacherfüllung erforderlichen Aufwendungen, insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten. Weitere Nebenkosten, die sich aus der Mängelrüge ergeben, übernimmt der Veranstalter nicht, insbesondere haftet sie nicht für indirekte oder Folgeschäden oder Verluste, wie z.B. Ausfall von Einnahmen, Nutzungsausfall, Kapitalkosten oder entgangenen Gewinn.
Gewährleistungsansprüche gegen den Veranstalter stehen nur unmittelbar dem Sponsor/Teilnehmer zu und sind nicht abtretbar.
Erfolgt die Mängelrüge verspätet, erlöschen Gewährleistungsansprüche gänzlich. Das gleiche gilt, wenn der Sponsor/Teilnehmer selbst Änderungen vorgenommen hat oder vornimmt oder der Veranstalter die Feststellung der Mängel unmöglich macht.
17. Höhere Gewalt, Veranstaltungsabsage
Kann der Veranstalter auf Grund höherer Gewalt oder durch sonstige Umstände, die sie nicht zu vertreten hat, die Veranstaltung nicht durchführen, so hat sie den Sponsor/Teilnehmer unverzüglich hiervon zu unterrichten. Grundsätzlich entfällt der Anspruch auf Zahlung der Sponsoren- /Teilnahmegebühr, jedoch kann der Veranstalter vom Sponsor bei ihr in Auftrag gegebene Arbeiten in Höhe der entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen, soweit das Ergebnis der Arbeiten für den Sponsor noch von Interesse ist. Sollte der Veranstalter in der Lage sein, die Veranstaltung zu einem späteren Termin durchzuführen, so hat sie die Sponsoren/Teilnehmer hiervon unverzüglich zu unterrichten. Die Sponsoren/Teilnehmer sind berechtigt, innerhalb von zwei Wochen nach Zugang dieser Mitteilung ihre Teilnahme zu dem veränderten Termin abzusagen. Muss der Veranstalter auf Grund Eintritts höherer Gewalt oder auf Grund sonstiger Umstände, die sie nicht zu vertreten hat, einen oder mehrere Ausstellungsbereiche vorübergehend oder auch für längere Dauer räumen, die begonnene Veranstaltung verkürzen oder verlängern, so hat der Sponsor/Teilnehmer keinen Anspruch auf Rückzahlung der Sponsoren-/Teilnahmegebühr.
18. Haftung des Sponsors
Der Sponsor haftet für Schäden, die durch diesen, seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, seine beauftragten Dienstleister oder den Betrieb der von ihm eingesetzten Gegenstände entstehen. Dies umfasst auch die Verkehrssicherungspflicht auf einer übergebenen Standfläche und für die von ihm genutzten Wege zum Stand.
Der Sponsor stellt den Veranstalter von eventuellen Ansprüchen Dritter wegen Verletzungshandlungen oder Unterlassungen des Sponsors und seiner Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen frei.
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regelungen zur Haftung gegenüber Dritten und untereinander.
19. Versicherung Die Sponsoren sind verpflichtet, vor Beginn der Veranstaltung eine allgemeine Haftpflichtversicherung abzuschließen. Auf Verlangen des Veranstalters muss der Sponsor hierüber einen Nachweis erbringen. Eine zusätzliche Versicherung gegen Verlust oder Beschädigung der Ausstellungsstücke während des Auf- und Abbaus, der Laufzeit der Ausstellung und des Transports wird empfohlen. Sponsoren haften auch für durch das Personal oder beauftragte Firmen entstandene Schäden.
20. Bewachung
Der Sponsor ist für die Beaufsichtigung seines Standes und seiner Ausstellungsgegenstände selbst verantwortlich. Ihm wird dringend empfohlen, seinen Stand beaufsichtigen zu lassen und Schäden durch geeigneten Versicherungsschutz abzuwenden. Zur Nachtzeit müssen wertvolle, leicht zu entfernende Gegenstände unter Verschluss genommen werden.
21. Datenschutzhinweis
Personenbezogene Daten werden von dem Veranstalter sowie der beiden anderen Teilnehmer des Gemeinschaftsprojekts GesUndSicher 2020 und gegebenenfalls von Dienstleistern unter Beachtung der Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes, der Datenschutz-Grundverordnung sowie weiterer einschlägiger Datenschutzvorschriften zur Betreuung und Information von Sponsoren und Teilnehmern sowie zur Abwicklung der angebotenen Dienstleistungen erhoben, verarbeitet und genutzt. Näheres zur Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen unter www.gesundsicher.care .
21. Sonstige Bestimmungen
Das RheinauArtOffice hat das Hausrecht in allen Raumbereichen. Es gelten die Sicherheits- und Ausstellungsbestimmungen des RheinauArtOffice.
Behördliche Genehmigungen hat grundsätzlich der Sponsor einzuholen. Ausschließlich der Sponsor trägt auch die Verantwortung dafür, dass an seinem Stand die gewerberechtlichen, polizeilichen, gesundheitsrechtlichen und sonstigen Bestimmungen eingehalten werden. Sollte wegen Verstoßes gegen diese Bestimmungen die Teilnahme an der Veranstaltung nicht genehmigt werden oder vor Beendigung der Veranstaltung ein Standabbau erforderlich sein, hat der Sponsor daraus keinerlei Ansprüche auf Kostenrückerstattungen gegenüber dem Veranstalter.
23. Catering
Das RheinauArtOffice hat das Exklusivrecht für das Catering. Die Beauftragung einer externen Firma oder das eigene Mitbringen von Speisen und Getränken ist untersagt.
24. Werbung
Dem Sponsor ist nicht gestattet, ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Veranstalters weitere Gewerbetreibende (Fotografen, Blumenverkäufer, Schausteller etc.) zu seiner Ausstellung/Vortrag zu bestellen.
Das Verteilen oder Auslegen von Prospektmaterial, Flyern, Broschüren o. Ä. ist grundsätzlich nur auf der eigenen Standfläche gestattet. Ebenso sind das Verteilen von Werbematerial durch Hostessen, ungenehmigtes Auslegen auf den Auslageflächen und weiteren Bereichen des Veranstaltungsortes sowie das Anbieten von Waren auf dem gesamten Gelände des RheinauArtOffice nicht gestattet.
Die Kosten der Beseitigung dieser Materialien trägt der Sponsor.
25. Bild- und Tonaufnahmen
Tonwiedergabe Bild- und Tonaufnahmen bzw. Übertragungen des Sponsors oder Dritter bedürfen der Zustimmung des Veranstalters. Die Benutzung von Megaphonen, Lautsprechern oder anderen Möglichkeiten der Tonwiedergabe ist zu beantragen. In jedem Fall ist zu vermeiden, dass andere Sponsoren oder die Veranstaltung gestört werden. Die Anmeldung und Gebührenzahlung bei der GEMA ist Angelegenheit des Sponsors.
26. Sonstige Vereinbarungen
Jede Ergänzung oder Abänderung des Vertrages oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen bedarf der Schriftform. Mündliche Abreden bestehen nicht. Diese Abrede kann nur durch schriftliche Vereinbarung geändert werden.
27. Schlussbestimmungen
Ansprüche des Sponsors/Teilnehmers gegen den Veranstalter verjähren in sechs Monaten, sofern keine gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen.
Sind einzelne Bestimmungen des Vertrages oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, ist die Gültigkeit der anderen Regelungen nicht berührt. Die unwirksamen Bedingungen sind so zu ändern, dass der beabsichtigte Zweck erreicht wird.
Für alle Rechtsbeziehungen zwischen dem Veranstalter und dem Teilnehmer/Sponsor gilt, auch wenn der Teilnehmer/Sponsor seinen Geschäftssitz im Ausland innehat, deutsches Recht.
Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Köln.
